Dokumentacja związana z czasem pracy

Nowa dokumentacja związana z czasem pracy

Rozporządzenie zakłada między innymi obowiązek przechowywania dokumentów, w których zawarte są rozkłady czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania ich przez pracownika. Nie sprecyzowano jednak, w jaki sposób to potwierdzenie ma wyglądać, dlatego przedsiębiorcy już planują jedną z najbezpieczniejszych form - pisemny podpis pracownika. W projekcie rozporządzenia czytamy, że zgodnie z tymi przepisami, pracodawca będzie prowadził ewidencję po to, by w prawidłowy sposób ustalić wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z jego pracą.

Co więcej, w ewidencji zawarta będzie nie tylko liczba godzin przepracowanych każdego dnia, ale także między innymi ich dokładny rozkład godzin w danej dobie. Dotychczas taka dokumentacja zawierała wyłącznie liczbę godzin, bez wyszczególnienia dokładnych godzin pracy.

Dokumentacja ewidencji czasu pracy

Z projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, dowiadujemy się, że ustawodawca dokładnie wyodrębnia to, jakie dokumenty mają znaleźć się w ewidencji czasu pracy.

• Rozkład czasu pracy

Ewidencja czasu pracy zawierać będzie informacje o liczbie godzin przepracowanych, w tym o dokładnej godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. W dokumentach powinny być także informacje związane z liczbą przepracowanych godzin w porze nocnej. Nie może zabraknąć istotnych informacji o godzinach nadliczbowych, dniach wolnych od pracy (z argumentacją ich udzielenia), ani liczby godzin odbywania dyżuru, ze zwróceniem uwagi między innymi na miejsce jego pełnienia.

W dokumentacji muszą znaleźć się również informacje o ewentualnych zwolnieniach od pracy, z uzasadnieniem udzielenia takiego zwolnienia oraz określeniem wymiaru czasowego. W teczce pracowniczej znajdą się także informacje o innych, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w zakładzie pracy. Co do pracowników młodocianych (wykonujących pracę w celu odbycia praktyk zawodowych), w dokumentacji będzie zawarty wyłącznie czas ich pracy.

• Wnioski pracownika

Oprócz dokumentów tworzonych na potrzeby określenia czasu pracy osoby zatrudnionej, w jej dokumentacji pracowniczej będą przechowywane różnego rodzaju wnioski pracownika. Będą one dotyczyć udzielenia zwolnienia od pracy celem załatwienia osobistych spraw, ustalenia rozkładu pracy czy prośby o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy. Przechowywać będzie trzeba również wnioski o stosowanie weekendowego czasu pracy.

• Pozostałe dokumenty

Ewidencja czasu pracy będzie obejmowała także dokumenty, które dotyczą stosowania systemu zadaniowego czasu pracy, a także te, w których uzgadnia się z pracownikiem na przykład gotowość wykonywania powierzonych mu obowiązków poza normalnymi godzinami pracy.

Zmiany weszły w życie 1 stycznia 2019 roku, a pracodawcy, od daty wejścia przepisów w życie, mają 6 miesięcy na wdrożenie zmian oraz dostosowanie się do regulacji. Zmiany dotyczą pracowników, którzy zatrudnieni są od 1 stycznia 2019 roku.