Koniec ery papierowych sprawozdań finansowych

Sprawozdania finansowe od 15 marca 2018 r. składane są wyłącznie w formie elektronicznej. Jest to kolejny krok w stronę procesu elektronizacji rozliczeń z fiskusem. Dotychczas 99% firm (wg danych resortu sprawiedliwość) składało sprawozdania finansowe do urzędów skarbowych w formie papierowej. Mimo iż możliwe było złożenie sprawozdania finansowego elektronicznie, to tylko 1% spółek korzystało z tego sposobu – również dlatego, że był on dodatkowo płatny.

Od kiedy sprawozdania finansowe w formie elektronicznej?

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców obowiązują od 15 marca 2018 roku. Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zmieniła dotychczasowe reguły składania sprawozdań finansowych w znacznym stopniu. Zmiany te objęły zasięgiem również te sprawozdania finansowe, które dotyczą roku 2017 - wyłącznie do 14 marca można było składać je w formie papierowej, po tym dniu rozliczenia za ubiegły rok muszą być złożone w wersji elektronicznej.

• Sprawozdania finansowe w formie skanu

Okres przejściowy wprowadzanej w życie nowelizacji trwa od 15 marca do 30 września 2018 roku. W tym czasie dopuszczalne będzie sporządzanie sprawozdania w tradycyjnej formie z odręcznym podpisem, a następnie zrobienie skanu i opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem, który zostanie potwierdzony przez profil zaufany ePUAP przez przynajmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Tak przygotowaną dokumentację trzeba dołączyć do wniosku o wpis wzmianki w wersji elektronicznej.

• Sprawozdania finansowe w formie jpk

Sprawozdania finansowe składane od 1 października 2018 roku nie będą przyjmowane w dotychczasowej formie i zostaną zastąpione przez JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny. Co istotne, po nowelizacji składanie bilansów rocznych nie będzie wymagało jednoczesnego przekazywania ich także do Urzędu Skarbowego - dane trafią bezpośrednio z Krajowego Rejestru Sądowego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Należy jednak pamiętać, że to ułatwienie dotyczy wyłącznie zarejestrowanych i zobowiązanych do składania w KRS rozliczeń w nowej formie, podmiotów.

Dotychczasowe zasady składania sprawozdań finansowych

Sposób składania sprawozdań finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym sprecyzowany został w art. 19 ustawy w KRS. Podstawową i najbardziej popularną wersją składania bilansów rozliczeniowych w KRS było wypełnianie wniosków na formularzu według sprecyzowanego wzoru. Alternatywę dopuszczoną ustawą stanowił sposób składania sprawozdania w wersji elektronicznej, który wymaga złożonego podpisu cyfrowego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Aktualizacja przepisów, która obowiązuje od 15 marca 2018 roku, wprowadziła ważne, szczególnie dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, zmiany. Konkretnie zmieniono zapisy art. 19 oraz 19a, a także uzupełniono ustawę KRS o art. 19d i 19e. Wszystkie zmiany i uzupełnienia dotyczą kwestii składania wniosków o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowniczym. Najważniejszą z nich jest niewątpliwie konieczność składania bilansów rozliczeniowych w formie cyfrowej - dotychczas opcja ta była jedynie możliwością.

Kto podpisuje sprawozdania finansowe?

Nowelizacja ustawy przewiduje dwa sposoby podpisywania wniosków, które nie stanowią zmiany w stosunku do założeń pierwotnych. Są to:

• podpis elektroniczny (inaczej e-podpis czy podpis cyfrowy),
• podpis profilem zaufanym ePUAP.

Zmienione zostały jednak wymagania co do osób, które mogą być uprawnione do złożenia podpisu. Ustawodawca sprecyzował kryteria w następujący sposób:

• podpis może złożyć minimum jedna osoba fizyczna, która została wskazana do reprezentowania spraw podmiotu,
• jeśli reprezentantem nie jest osoba fizyczna, to dokument podpisuje osoba fizyczna, powołana do reprezentowania spraw podmiotu, który reprezentuje spółkę składającą wniosek.

Dodatkowo, nowelizacja zobowiązuje do dołączania oświadczenia o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi UoR.

Elektroniczne sprawozdania finansowe - dla kogo to ułatwienie?

Sprawozdania finansowe, których pierwotną strukturę zastąpił Jednolity Plik Kontrolny, będą musiały być przekazywane przez przedsiębiorców do KRS. Cyfryzacja ma przede wszystkim usprawnić cały proces zbierania dokumentacji - dotychczas, wraz z rosnącą liczbą składanych bilansów, bieżąca obsługa była wręcz niewykonalna. Nowelizacja w ustawie o rachunkowości sprawia, że sprawozdania przekazywane fiskusowi mogą zrobić jeszcze większy użytek. Ułatwione zostaje wyłapywanie podmiotów, których wyniki podatkowe różnią się od finansowych, a także sprawdzanie, czy dane przedsiębiorstwa nie unikają płacenia danin.

Usprawniony zostanie także proces sprawdzania przez urzędników danych potrzebnych przy kontroli innych podatników - mogą dowiedzieć się na przykład, jakie marże stosowane są w poszczególnych branżach, co jest wyjątkowo przydatne podczas weryfikowania cen transferowych. W praktyce urzędy nie wykorzystują wszystkich informacji, które zawarte są w papierowych sprawozdaniach finansowych. Cyfryzacja stanowi bez wątpienia ułatwienie dla firm, ponieważ wysyłanie pliku poprzez strukturę JPK jest łatwiejsze i zdecydowanie tańsze niż w przypadku drukowania wielu egzemplarzy i oddzielnego ich składania w kilku instytucjach.

Warte podkreślenia jest to, że za nowelizacją sprawozdań finansowych nadążają procesy unowocześnienia infrastruktury informatycznej, przez co zmniejszone zostało prawdopodobieństwo awarii systemu KRS.