Koszty prac wykończeniowych i adaptacyjnych lokalu dla najemcy (Fit-out contribution)

Koszty prac wykończeniowych i adaptacyjnych lokalu dla najemcy (Fit-out contribution)

Spółki skupiające się na komercyjnym wynajmie powierzchni w budynkach, takich jak galerie handlowe, stosują różne strategie w celu przyciągnięcia potencjalnych najemców. Z uwagi na konkurencyjny charakter tej branży, konieczne są działania zachęcające potencjalnych najemców do podpisania umowy najmu. Jednym z powszechnie stosowanych podejść jest przeprowadzanie prac adaptacyjnych i wykończeniowych w wynajmowanym lokalu (tzw. prace Fit-out). Księgowe i podatkowe aspekty kosztów związanych z pracami Fit-out wymagają szczegółowej analizy i przeglądu, zwłaszcza po interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2023 r.

Czym są prace Fit-out?

Fit-out to proces dostosowywania i aranżowania wnętrza budynku lub lokalu do konkretnego celu np. wymogów prawnych lub potrzeb najemcy, obejmujący prace adaptacyjne i wykończeniowe. Zakres działań Fit-out jest głównie determinowany przez specyfikę prowadzonej przez najemców działalności i jest precyzyjnie określony w umowie najmu. Prace te można podzielić ze względu na ich charakter:

• Fit-out pierwotny - prace adaptacyjne, dostosowujące lokal do specyficznych potrzeb pierwszego najemcy. Mogą być wykonywane zarówno przed, jak i po ukończeniu inwestycji.
  
  
• Fit-out wtórny - prace przeprowadzane po oddaniu budynku do użytkowania, mające na celu dostosowanie przestrzeni dla kolejnego najemcy danego lokalu poprzez zmianę istniejącego wykończenia powierzchni najmu.

Należy podkreślić, że zarówno prace Fit-out pierwotne, jak i wtórne są ściśle związane z konkretnym najemcą oraz jego potrzebami. W związku z tym, nie są akceptowalne dla innych najemców, którzy zgodnie z aktualnym standardem biznesowym oczekują dostosowania przestrzeni do swoich własnych wymagań. Dodatkowo należy zauważyć, że prace Fit-out co do zasady stanowią warunek konieczny potrzebny do wejścia w życie umowy najmu.

Wydatki Fit-out jako koszt podatkowy

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP2-1.4010.272.2023.1.MR1 z 29 czerwca 2023 r. wskazuje, że wydatki na Kontrybucję Fit-out zarówno Fit-out pierwotnego oraz Fit- out wtórnego stanowią koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, o których mowa w art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT i należy rozpoznać je w momencie poniesienia, a nie księgować jako rozliczenia międzyokresowe czynne.

Wydatki na kontrybucję Fit-out, powinny być zaklasyfikowane jako koszty pośrednie. Jest to spowodowane niemożnością przypisania tych wydatków wprost do uzyskiwanych przychodów z wynajmu lokalu w danym okresie. Brak przeprowadzenia prac Fit-out uniemożliwia bowiem zawarcie umowy, a tym samym nie istnieje możliwość rozpoczęcia świadczenia najmu. Przeprowadzenie tych prac jest konieczne w celu uzyskania przychodów, a także zachowania i zabezpieczenia ich źródła.

Podsumowując, wydatki na prace Fit-out powinny zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodów (na podstawie art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p. w związku z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p.) w dacie ich poniesienia, czyli jednorazowo na dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury.

Wskazać należy także, że koszty prac Fit-out nie będą zwiększać wartości użytkowej budynku, ze względu na swój tymczasowy charakter. Aranżacja wynajmowanego lokalu jest dostosowywana indywidualnie do potrzeb konkretnego najemcy.

BPG Polska Audyt sp. z o.o. specjalizuje się w prowadzeniu księgowości i doradztwie podatkowym dla spółek nieruchomościowych (biurowce, magazyny, centra handlowe, farmy fotowoltaiczne) będących w posiadaniu polskich i zagranicznych funduszy inwestycyjnych. BPG jest członkiem międzynarodowej sieci KRESTON Global.

Kontakt: pawel.brejzek@bpg.pl