Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych

Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych przez podmioty biorące udział w zamówieniach publicznych

Od 18 kwietnia 2019 roku wszystkie podmioty, które biorą udział w zamówieniach publicznych, mają obowiązek odbierania faktur elektronicznych. Od tej pory wystawcy faktur nie muszą pytać o zgodę na przesłanie e-faktury - sami decydują bowiem o tym, czy wysłać ją w formie elektronicznej, czy papierowej. Odbiorca ma obowiązek przyjąć każdą z nich. 

Wejście w życie ustawy zgodnej z dyrektywą 2014/55/UE skutkuje nie tylko usprawnieniem procesów związanych z wymianą faktur elektronicznych, ale ma na celu także znacznie częstsze ich wykorzystywanie przez podmioty administracji publicznej. W efekcie ma to doprowadzić zarówno do zmniejszenia ilości zużywanego papieru, jak i redukcji kosztów z tym związanych - wystarczy tylko wspomnieć, że każdego roku na całym świecie wystawianych jest około 400 miliardów faktur. Mimo iż przedstawiciele polskich firm już od wielu lat mają możliwość wystawiania oraz odbierania e-faktur, to do tej pory taka forma wymiany dokumentów nie była niestety często praktykowana - głównie dlatego, że faktury te wprowadzane były ręcznie do systemów finansowo-księgowych, uniemożliwiając tym samym automatyzację obiegu dokumentów. Teraz ma się to zmienić dzięki tak zwanym ustrukturyzowanym fakturom elektronicznym.

Ustrukturyzowana e-faktura - co to takiego?

Ustrukturyzowana e-faktura to, zgodnie z ustawą, faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym), spełniająca wymagania pozwalające na przesyłanie jej za pośrednictwem platformy. Te wymagania odnoszą się przede wszystkim do pewnych standardów unijnych i struktury dokumentu, które umożliwiają korzystanie z platformy elektronicznego fakturowania. Ustrukturyzowanie to budowa faktury w formacie xml.
Oprócz danych wymaganych przepisami ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana zawiera również dodatkowe dane, do których zalicza się:

• informacje o odbiorcy płatności,
• wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Dla kogo ustawa?

Wspomniana wcześniej ustawa będzie miała zastosowania do:

• zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ustawy - Prawo zamówień publicznych,
• umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji (art. 3 ustawy).

Jak działa Platforma Elektronicznego Fakturowania?

Jest to platforma informatyczna, która pozwala na wysyłkę oraz odbiór ustrukturyzowanych e-faktur. Daje możliwość przesyłania tych faktur pomiędzy systemami informatycznymi zwłaszcza w obszarze zamówień publicznych. Zamawiający musi założyć konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania tej faktury. Konto to jest bezpłatne.
Na Platformie Elektronicznego Fakturowania powinna znaleźć się szczegółowa dokumentacja organizacyjno-techniczna, a w niej przede wszystkim:

• opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy,
• opisy, schematy, instrukcje i inne ważne kwestie związane z ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną,
• wymogi techniczne oraz organizacyjne odnośnie konta na platformie.

Polska Platforma Elektronicznego Fakturowania pozwala na przesyłanie oraz odbiór dokumentów w ramach całej Unii Europejskiej.
Przesyłanie ustrukturyzowanych e-faktur to ważny krok w kierunku pełnej elektronizacji obiegu dokumentów w obszarze zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać o tym, że ustrukturyzowana faktura to nie dokument w formacie pdf, skan czy e-mail. Jej standard jest określany na podstawie normy europejskiej EN 16931-1:2017. Wykonawcy mogą, ale nie muszą wysyłać e-faktury. Dokumenty te nie wymagają akceptacji ze strony odbiorców w zamówieniach publicznych.