Przetwarzanie danych osobowych pracowników zatrudnionych w firmie

Ustawa wdrażająca RODO - jakich danych osobowych można żądać od kandydatów do pracy i pracowników?

Od 4 maja 2019 roku pracodawcy zobowiązani są do stosowania nowych przepisów w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Zmiany dotyczą między innymi zakresu informacji zbieranych w ramach prowadzonych procesów rekrutacyjnych czy przetwarzania danych biometrycznych i wynikają głównie z konieczności dostosowania przepisów do wymagań RODO. 

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, znana pod nazwą ustawy wdrożeniowej RODO, wprowadza zmiany obejmujące aż ponad 160 aktów prawnych. Oprócz istotnych kwestii związanych z pozyskiwaniem przez pracodawcę danych osobowych na rzecz działań realizowanych zarówno podczas procesu rekrutacyjnego, jak i po zatrudnieniu pracownika, znowelizowane przepisy dotyczą także takich obszarów jak stosowanie monitoringu w miejscu pracy czy przetwarzanie danych wrażliwych.

Proces rekrutacji - jakie dane osobowe można pozyskać od kandydata do pracy?

Zgodnie ze znowelizowanym art. 22 (1) par. 1 kodeksu pracy, pracodawca może zażądać od kandydata aplikującego do firmy następujących informacji:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Do tej pory wymieniony wyżej przepis dopuszczał pozyskiwania szeregu innych danych osobowych kandydata, a w tym między innymi: miejsca zamieszkania (adresu korespondencji) czy imion rodziców. W związku z tym, że dane te nie są niezbędne do prowadzenia procesu rekrutacyjnego, zostały one wykreślone z kodeksu pracy. Nie oznacza to oczywiście, że kandydat nie może od tej pory dobrowolnie umieszczać tych informacji w swoim CV - na szczególną uwagę zasługuje jednak fakt, że pracodawca nie może ich od niego zażądać. Jeżeli chodzi natomiast o dane dotyczące wykształcenia kandydata, jego kwalifikacji zawodowych i dotychczasowego zatrudnienia - tu pracodawca może zażądać podania informacji tylko wtedy, gdy są one rzeczywiście niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników zatrudnionych w firmie

Ustawa wdrożeniowa wprowadza również istotne zmiany związane z przetwarzaniem danych osobowych pracowników już zatrudnionych w firmie. Dotyczą one w głównej mierze danych biometrycznych oraz stosowania monitoringu w pracy. Po wejściu w życie art. 22 (1) par. 1 kodeksu pracy, pracodawca może przetwarzać następujące dane osobowe pracowników:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez pracownika,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zakres jest zatem taki sam jak w przypadku kandydatów, ale ponadto - zgodnie z nowelizacją art. 22 (1) par. 3 kodeksu pracy - pracodawca może zażądać od pracownika dodatkowych danych osobowych takich jak:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe jego dzieci i innych najbliższych członków rodziny - to dotyczy sytuacji, w których pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy i podanie powyższych danych jest z tego względu niezbędne,
• wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie było podstawy do zażądania podania tych informacji w procesie rekrutacyjnym,
• numer rachunku płatniczego - jeżeli nie został złożony przez pracownika wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca, będąc administratorem danych osobowych pracowników, jest zobowiązany przedstawić im szczegółowe zasady przetwarzania tych danych. W artykule 13 RODO znajdują się precyzyjne wskazania co do tego, jakie informacje powinny znaleźć się w treści takiego obowiązku informacyjnego.