Z jaką datą podpisać drugą wersję sprawozdania finansowego po badaniu biegłego rewidenta?

Pierwsza połowa roku oznacza dla wielu podmiotów okres wzmożonej pracy, który wiąże się z obowiązkiem zamknięcia poprzedniego roku finansowego. Mowa przede wszystkim o konieczności sporządzenia sprawozdania finansowego, a następnie poddanie go do analizy biegłego rewidenta. 

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w świetle ustawy o rachunkowości

Art. 52 ust. 1 stanowi, iż obowiązkiem każdego kierownika jednostki jest sporządzenie rocznego sprawozdania w okresie nie dłuższym niż 3 miesięce od dnia bilansowego. Oznacza to, że w jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, wymóg ten należy wypełnić nie później niż 31 marca kolejnego roku obrotowego.

W świetle omawianego przepisu kierownik jednostki musi przedstawić sporządzone sprawozdanie właściwym organom, w zgodzie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W związku z tym jest on również zobligowany do zaprezentowania sporządzanego w ustawowym terminie sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi, który zajmuje się jego badaniem. Mowa o tym w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w świetle którego jednostki podlegające obowiązkowi badania, nie mogą mieć zatwierdzonego sprawozdania, zanim biegły rewident nie wyda swojej opinii.

Niemniej podczas badania sprawozdania finansowego może dojść do rozpoznania zdarzeń, które przekładają się na konieczność skorygowania dokumentu. Mowa o tym w art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który dodatkowo stanowi o obowiązku dokonania odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego. W konsekwencji oznacza to jednak, że kierownik jednostki jest zobowiązany do stworzenia tzw. drugiej wersji sprawozdania.

Z omawianej ustawy wynika, że sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. W sytuacji, gdy organ zarządzający składa się z kilku osób, to każda z nich jest zobowiązana złożyć podpis - chyba, że posiada ona zgodne z ustawą pisemne uzasadnienie, które dołączone jest do sprawozdania. Co istotne, obok podpisu pod sprawozdaniem należy koniecznie umieścić datę jego złożenia - taką samą na wszystkich jego elementach.

Co w sytuacji, gdy po sporządzaniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, dojdzie do odkrycia informacji, które mają znaczący wpływ na treść dokumentu? Przyczyną konieczności zmiany sprawozdania finansowego może być wykrycie błędów przez jednostkę (o czym według art. 54 ust. 1 ma obowiązek powiadomić biegłego rewidenta) lub też może ona wynikać z poleceń samego biegłego rewidenta. Jaką datę w takim przypadku należy umieścić na dokumencie?

Druga wersja sprawozdania finansowego po badaniu biegłego rewidenta - jaka data?

Mając na względzie wyżej wymienione przepisy druga wersja sprawozdania finansowego, która odnosi się do zaleceń biegłego rewidenta, powinna zostać sporządzona w trakcie jego badania. W związku z tym druga skorygowana wersja dokumentu powinna mieć datę z okresu, podczas którego realizowano badania sprawozdania finansowego. Z kolei data opinii, która jednocześnie jest datą zakończenia badania, nie może bezwzględnie być wcześniejsza od tej widniejącej na sprawozdaniu.

Dla przykładu: jeżeli badanie sprawozdania odbywało się od 1 do 11 maja 2018 r., to druga wersja dokumentu, uwzględniająca uwagi biegłego rewidenta, musi mieć datę z tego właśnie okresu, ale bliższą dacie zakończenia przeprowadzanego badania np. 9 maja 2018 r. Uzasadnieniem takiego działania jest fakt, iż druga wersja sprawozdania, zawierająca wszystkie uwagi biegłego rewidenta, nie mogłaby zostać sporządzona przed rozpoczęciem badania lub na samym jego początku.

Na koniec sporządzone i podpisane sprawozdanie należy przekazać do zatwierdzenia odpowiedniemu organowi. Termin na zatwierdzenie dokumentu mija z końcem szóstego miesiąca, liczony od dnia bilansowego.