Zasaday prowadzenia i przechowywania akt osobowych

Zmiany w zasadach prowadzenia i przechowywania akt osobowych w 2019

Z dniem 1 stycznia 2019 roku wprowadzone zostały w życie nowe przepisy, zgodne z rozporządzeniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018 roku. W związku z tym pojawiły się istotne zmiany dla pracowników, ale zwłaszcza pracodawców. Modyfikacja dotyczyła między innymi zwiększenia ilości poszczególnych części akt osobowych, czasu jaki trzeba przeznaczyć na przechowywanie ich w archiwum oraz możliwości prowadzenia całości dokumentacji w postaci elektronicznej.

Dotychczasowe akta osobowe pracownika

Do tej pory akta osobowe pracownika składały się z trzech następujących części:

• w części A - znajdowały się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B - zawarte były dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• w części C - znajdowały się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,

Od nowego roku wygląda to nieco inaczej. Nie zmieni się co prawda rola jaką spełniały, czyli kompletowanie dokumentów i oświadczeń, związanych ze ścieżką zatrudnienia pracownika. Wciąż będą podstawową częścią składową dokumentacji pracowniczej, jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada rozdzielenie ich na 4, odrębne części.

Nowy podział akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika po wejściu w życie rozporządzenia MRPiPS będą obejmować:

• część A – etap ubiegania się o zatrudnienie,
• część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
• część C – wyszczególniony zostanie fragment dotyczący ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
• część D – etap ustania stosunku pracy.

Planowane korzyści

Zgodnie z założeniem MRPiPS, wejście nowego rozporządzenia ma przynieść konkretne korzyści dla pracodawców. Jak mówi wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj: "Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji". Według wyliczeń Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, firmy zatrudniające około 500 pracowników, dzięki digitalizacji, mogą liczyć na zaoszczędzenie 200 tysięcy złotych w skali roku.

Jaki to ma wpływ na akta starych i nowych pracowników?

Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że nowelizacja przepisów obowiązywać będzie tylko nowych pracowników, czyli zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Wyjątkiem będą osoby zatrudnione po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999, do grudnia 2018 roku. W ich wypadku można będzie skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat. Z kolei pracownicy zatrudnieni przed 1999 rokiem, nadal muszą mieć przechowywane akta przez 50 lat.