Zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji personalnej

Od kiedy zajdą zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji personalnej?

Wraz z początkiem 2019 roku nadejdą duże zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą mogli przechowywać ją jedynie przez 10, a nie przez 50 lat, jak miało to miejsce do tej pory. Istotną zmianą w odciążeniu pracodawców z obowiązków biurokracyjnych będzie również możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej. Jak zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji personalnej wpłyną na funkcjonowanie przedsiębiorstw?

Skrócenie czasu przechowywania akt personalnych

Pracodawca będzie zwolniony z przechowywania danych pracowniczych przez 50 lat w przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Taka możliwość pojawi się tylko wtedy, gdy pracodawca będzie wysyłał do ZUS comiesięczne, imienne raporty, niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości.

Wszystkie wymagane informacje dotyczące pracownika zostaną zapisane na specjalnym koncie ubezpieczonego, do którego ZUS będzie miał dostęp. Znacząco wpłynie to na bezpieczeństwo i komfort zatrudnionego, ponieważ nie będzie on musiał uzyskiwać od byłego pracodawcy dokumentów, dotyczących jego wynagrodzenia lub okresu zatrudnienia.

Pracodawcy zatrudnionych, którzy rozpoczęli pracę w okresie po 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, mogą ubiegać się o skrócenie czasu przetrzymywania danych pracowniczych. Modyfikacja tego okresu będzie uzależniona od przesłania do ZUS oświadczenia, w którym pracodawca zadeklaruje chęć wysłania comiesięcznych raportów dotyczących zatrudnionych. Złożenie tego dokumentu jest dobrowolne, ale wysłanie go równa się przesyłaniu raportów o wszystkich pracownikach, a decyzja ta będzie nieodwracalna. Jeśli zatrudniający nie zdecyduje się na wysyłanie raportów, będzie to równoznaczne z przechowywaniem akt przez 50 lat.

Należy pamiętać, że ewentualna zmiana dotyczy tylko i wyłącznie zatrudnionych po 1998 roku, a dane wszystkich pracowników, których umowy podpisano wcześniej, należy bezwzględnie przechowywać przez 50 lat.

Możliwość digitalizacji dokumentów pracowniczych

W momencie wejścia w życie nowych przepisów pracodawca może zdecydować się na przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej. Dotychczas zdigitalizowana wersja była jedynie pomocniczą, a cała dokumentacja musiała być sporządzona na papierze. Forma elektroniczna znacznie ułatwi opracowanie akt, przyspieszy wyszukiwanie konkretnych dokumentów i zredukuje koszty, ale decyzja o zmianie sposobu przechowywania danych będzie należała wyłącznie do pracodawcy.

Pensja pracownika przelana bezpośrednio na konto

Bezgotówkowa forma rozliczania z pracownikiem będzie od początku 2019 roku tą dominującą. Każda pensja zostanie przelana bezpośrednio na konto pracownika, chyba że ten zadecyduje o rozliczeniu gotówkowym. Zostanie wtedy zobligowany do sporządzenia specjalnego pisma.